Inhoud van de functie als secretaresse bedrijfsvoering:
Als secretaresse ondersteun je binnen het cluster 6 leden van het MT Bedrijfsvoering, enkele voorbeelden van werkzaamheden die hierbij horen:
- Het eerste aanspreekpunten van externen (bezoekers, klanten, etc.);
- Het beheren van agenda's en plannen van vergaderingen;
- Uitvoeren administratie in onze interne systemen;
- Organiseren van (zakelijke) bijeenkomsten Cluster Bedrijfsvoering;
- Het digitale en fysieke archief beheren;
- Catering, bloemen, relatiegeschenken bestellen;
- Agenda MT bedrijfsvoering voorbereiden, actie en besluitenlijst bijhouden;
- Verzorgen Interne communicatie bedrijfsvoering.
Inhoud rol van Ondersteuning directieoverleg:
Je hebt de secretaresse/ directieondersteuner bij het wekelijks directieoverleg en adjunct-directieoverleg (op dinsdag). Deze overleggen zijn het besluit voorbereidende, besluitvormende en adviserende overleggen die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van onderwijs- en ondersteunende processen. Je zorgt voor het verzamelen van input voor de agenda en de bijbehorende documenten, vastleggen van de actie- en besluitenlijst en het structureren hiervan zodat alle informatie gemakkelijk terug te vinden is.
- Je bewaakt de uitvoering van acties en in afstemming met de bestuursondersteuner zorg je voor de juiste inhoudelijke aansluiting tussen besluiten en acties van het bestuur en de directie.
- Je zorgt ervoor dat er een goede en tijdige informatie doorstroom is van gevraagde besluiten tussen de clusterdirecteuren en de adjunct-directeuren.
- Je zorgt ervoor dat afspraken gepland worden en gasten worden uitgenodigd.
Wie ben jij?
Je werkt zelfstandig en denkt graag mee en vooruit. Ook op de inhoud. Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en wil graag jouw bijdrage leveren. Je bent slagvaardig, open, een teamspeler, netwerker, integer en servicegericht. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent naast stressbestendig óók gestructureerd en accuraat.
- Je hebt een (secretariële) opleiding op MBO niveau;
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
- Je bent goed in het zelfstandig werken, signaleert knelpunten in de planning van de werkzaamheden en ziet het als een uitdaging om deze op een creatieve manier op te lossen en daarin op een plezierige manier met anderen samen te werken;
- Je hebt ervaring met agendabeheer (Outlook) voor directeuren en anticipeert hier tijdig op.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift, hebt kennis van diverse softwarepakketten (Microsoft Office, MS Teams, etc.) en bent in staat snel nieuwe softwarepakketten eigen te maken.
Wat bieden we jou?
- Een inspirerende werkomgeving waar jij jouw steentje kan bijdragen aan ontwikkelen met hart voor het groene domein;
- Een maandsalaris van minimaal € 2.589,60 tot maximaal € 3.545,13 bruto bij een fulltime aanstelling (schaal 6 cao-hbo);
- Je wordt benoemd in de generieke functiereeks Administratief en secretarieel B;
- Een eindejaarsuitkering die ongeveer gelijk is aan een extra maandsalaris (8,3%);
- 8% vakantiegeld;
- Ongeveer 50 verlofdagen op fulltimebasis afhankelijk van de werkweekmodaliteit;
- Een goede pensioenregeling, collectieve zorgverzekering, mogelijkheid tot (betaald) ouderschapsverlof, pensioenregeling via ABP en een maandelijkse bijdrage aan je zorgverzekering.
- Je arbeidsomvang bedraagt 0,8 fte. Er wordt van je verwacht dat je 3 dagen per week op locatie aanwezig bent (bij voorkeur op maandag, dinsdag en donderdag).
Ben je enthousiast geworden?
Laat dan voor 1 juli 2025 je sollicitatie achter op onze website www.HAS.nl/werkenbij.
Na de sluitingsdatum word je verder geïnformeerd over het vervolg van de procedure. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Martien van Gurp, directeur Bedrijfsvoering; M.vanGurp@has.nl